‍Kiedy prowadzisz firmę, kluczowe jest utrzymanie zorganizowanego i produktywnego miejsca pracy. Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz własną działalność, czy pracujesz dla innej firmy, posiadanie odpowiedniego sprzętu i materiałów może zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu i sprawić, że praca będzie bardziej wydajna. Sprzęt biurowy może pochodzić z własnym zestawem wyzwań, ale istnieje wiele pomocnych wskazówek tam, które mogą pomóc wybrać najbardziej odpowiedni typ dla swojej przestrzeni biurowej i potrzeb.

Timery i kalendarze

Kalendarz jest jednym z najważniejszych narzędzi w arsenale biznesmena. Pomaga śledzić ważne wydarzenia, ale może też służyć jako wizualne przypomnienie o zadaniach, terminach i celach, które Ty i Twój zespół musicie osiągnąć. Wybierając kalendarz, zastanów się, jakie informacje chcesz w nim śledzić. Jeśli masz duży zespół, który będzie korzystał z kalendarza, warto rozważyć coś, co ma kolumny, aby kilka osób mogło pisać w tym samym miejscu. Timer przydaje się niezależnie od tego, czy pracujesz w zespole, czy samodzielnie. Jeśli musisz śledzić coś, np. ile czasu zajmuje wykonanie zadania, możesz użyć timera, aby utrzymać się w odpowiedzialności. A jeśli musisz śledzić określony czas, np. moczenie fasoli przez trzy godziny, timer może się przydać.

Standardowe kształty do wycinania i wklejania

W typowym biurze znajduje się wiele różnych kształtów i rozmiarów papieru. Każdy rodzaj służy konkretnemu celowi, więc upewnij się, że wiesz, jak prawidłowo zidentyfikować i wykorzystać każdy z nich. Kształt prostokątny jest najbardziej powszechny i najlepiej nadaje się do celów ogólnych. Kształt kwadratowy jest najczęściej używany do kalendarzy i harmonogramów. Układ papieru graficznego pozwala na zapisywanie informacji, które wymagają wizualizacji, takich jak punkty danych w tabeli, podczas gdy siatka może być używana do rysowania diagramu lub planowania projektu. Kartka lub indeks mogą być używane do zapisywania szybkich notatek lub przypomnień, podczas gdy podkładka prawna może być używana do robienia dłuższych notatek lub zapisywania pełnowymiarowego artykułu. Rolka papieru może służyć do zawijania luźnych elementów, takich jak przewody, których nie masz czasu schować.

Sprzęt elektroniczny

Jeśli nie masz konkretnego zapotrzebowania na dany sprzęt lub używasz go tylko okazjonalnie, leasing lub wynajem może być najlepszym rozwiązaniem. Choć może być kuszące, aby kupić drukarkę lub komputer z najwyższej półki, może się okazać, że to, co kupisz, jest niepotrzebne dla Twoich potrzeb. Sprzęt komputerowy, a zwłaszcza drukarki, szybko tracą na wartości, jeśli nie są regularnie używane. Zamiast tego wydzierżaw lub wynajmij sprzęt, gdy jest potrzebny, np. gdy trzeba wydrukować wiele kopii dużego dokumentu lub gdy komputer ma problemy. Możesz również rozważyć usługę taką jak PaperJam, która pozwala na drukowanie z i skanowanie do komputera z dowolnego miejsca.

Narzędzia organizacyjne: Kartki samoprzylepne, segregatory i inne

Istnieje wiele różnych rodzajów materiałów biurowych, które mogą pomóc w utrzymaniu zorganizowanej i wydajnej działalności. Jednym z najbardziej popularnych jest karteczka samoprzylepna. Karteczki samoprzylepne są świetne do szybkiego przypominania, np. kiedy musisz odebrać zakupy spożywcze lub zadzwonić do klienta. Możesz napisać jednorazowe przypomnienie na kartce samoprzylepnej, a następnie wyrzucić ją, lub możesz umieścić powtarzające się przypomnienie na tej samej kartce, takie jak miesięczna płatność rachunku. Ważną rzeczą do zapamiętania o karteczkach samoprzylepnych jest to, że nie chcesz pisać na nich zbyt wiele. Innym przydatnym rodzajem przyborów biurowych jest segregator. Segregatory są świetne do organizowania różnych typów informacji, takich jak badania, budżetowanie lub odkładanie paragonów.